Skal du finde en dj til sommerfest, handler det om at afklare fem ting, før du skriver til den første DJ: hvor mange gæster kommer, hvor festen holdes, hvilken musik der skal fylde dansegulvet, hvad budgettet er, og om teknikken fungerer udendørs. Du skal også booke i god tid. Her får du en tjekliste, du kan følge trin for trin, uanset om du holder rund fødselsdag, jubilæum eller firmasommerfest.
Derfor vælger mange en dj til sommerfest frem for en playliste
En playliste er billig og nem, men den kan ikke se, at dansegulvet er tomt, eller at gæsterne først er klar til de store allesange efter middagen. Den kan heller ikke skrue ned, når en tale skal holdes, eller op, når en solnedgang pludselig får alle ud på græsset. Derfor vælger mange i dag at booke dj til sommerfest frem for at lade en telefon styre aftenen. En DJ læser stemningen og tilpasser tempo, genre og lydniveau undervejs.
Det gælder især, når gæsterne er blandede. Til en 50-års fødselsdag kan der sidde både teenagebørn, kolleger og bedsteforældre. En erfaren DJ ved, hvornår man spiller noget, der samler hele selskabet, og hvornår aftenen kan bevæge sig mod noget mere energisk. På den måde bliver musikken en del af selve markeringen og ikke bare baggrundsstøj.
Tjeklisten: fem ting du bør afklare før du booker
Gå listen igennem i rækkefølge. Jo flere svar du har, når du kontakter DJs, desto mere præcise tilbud får du.
-
Afklar gæsteantal og lokation (ude eller inde). Antallet af gæster afgør, hvor kraftigt et lydanlæg der skal til. Et selskab på 30 i en have har andre behov end 150 gæster i en lade eller et telt. Notér derfor:
- cirka hvor mange gæster der kommer, og om der er børn med
- om dansen foregår ude, inde eller begge steder
- hvor stort dansegulvet kan være, og hvor DJ’en kan stå
- hvornår musikken skal starte, og hvornår den skal slutte
Har du en alternativ plan ved regn, så fortæl det med det samme. Det ændrer ofte opstillingen.
-
Tal musikønsker igennem på forhånd. De fleste DJs tager imod en ønskeliste, og mange modtager også ønsker fra gæsterne undervejs. Lav en liste med både skal spilles og må ikke spilles. Den anden liste er mindst lige så vigtig. Tænk også over aldersfordelingen, og hvilke genrer der passer til de forskellige dele af aftenen: middag, første dans og sen aften. Fortæl, om der skal være plads til tale, fællessang eller en overraskelse, så DJ’en kan planlægge timingen.
-
Overvej budget, og hvad prisen typisk dækker. Prisen for en dj kan variere meget og afhænger blandt andet af spilletid, transport, udstyr, erfaring og typen af arrangement. Spilletiden varierer fra fest til fest, og mange dj’s tilbyder forlængelse, hvis festen kører videre. Spørg, hvad der er med i tilbuddet, og hvad en ekstra time koster, så du ikke får overraskelser på aftenen.
-
Tænk på teknik og strøm ved udendørs sommerfester. Som regel medbringer DJ’en lydanlæg, DJ-pult og lys til dansegulvet. Men udendørs er der flere ting, du selv skal tænke på: Hvor er nærmeste stikkontakt, og hvor langt er der til DJ’ens plads? Er der tag eller telt, så udstyret er beskyttet mod regn og direkte sol? Kan lyset overhovedet ses, når det først bliver mørkt sent på sommeraftenen? Aftal også, hvem der sørger for forlængerledninger, og om anlægget skal have sin egen strømforsyning.
-
Book i god tid før højsæsonen. De populære weekender om sommeren bliver hurtigt optaget, især fredage og lørdage. Begynd derfor at kontakte DJs, så snart du kender dato og sted. Jo tidligere du starter, desto flere profiler kan du sammenligne i ro og mag, og desto større er chancen for at få din førstevalgte DJ.
Spørgsmål du bør stille, når du sammenligner DJs
Pris er ikke det eneste, der tæller. Se også på erfaring, musikstil, anmeldelser og kommunikation. Tag gerne kontakt til flere DJs, så du kan sammenligne både tilbud og tone. Disse spørgsmål giver et hurtigt billede:
Om musik og stil
- Har du spillet til en fest som min før, for eksempel en rund fødselsdag eller en firmasommerfest?
- Hvordan tilpasser du musikken, hvis dansegulvet er tomt?
- Kan du sende eksempler på, hvordan du opbygger en aften?
- Tager du imod ønsker fra gæsterne, og hvordan håndterer du dem?
Om teknik og praktik
- Hvilket udstyr medbringer du, og er det egnet til udendørs brug?
- Hvor meget strøm har du brug for, og hvor lang tid før festen kommer du for at stille op?
- Har du en plan, hvis udstyret svigter?
- Kan du styre lydniveauet, så naboer og ældre gæster også har det godt?
Om pris og vilkår
- Hvad er inkluderet i prisen: transport, opsætning, lys og nedpakning?
- Hvad koster det at forlænge spilletiden?
- Hvordan fungerer betaling og aflysning?
Fra tjekliste til aftale: sådan går du frem
Skriv dine svar fra de fem punkter ned i én besked, og send den til to eller tre DJs. Du får hurtigt et indtryk af, hvem der svarer konkret og hurtigt, og hvem der virker interesseret i netop din fest. Sammenlign tilbuddene på indhold og ikke kun på slutprisen. Når du har valgt, så bed om en skriftlig bekræftelse med dato, tidspunkter, adresse, pris og aftalt udstyr.
Cirka en uge før festen er det en god idé at sende den endelige ønskeliste og et kort program med taler, spisetidspunkt og eventuelle overraskelser. Få også udvekslet telefonnumre, så en kontaktperson på dagen kan hjælpe, hvis DJ’en ikke kan finde indkørslen eller stikkontakten.
Er det en rund fødselsdag, du planlægger, er musikken kun en del af markeringen. Få inspiration til selve gaven i Gave til rund fødselsdag: Hvad giver man til 50, 60 eller 70 år?
Typiske fejl, du kan undgå
- Du booker for sent. Når de gode weekender i sommerperioden er taget, står du tilbage med få valgmuligheder.
- Du vælger kun på pris. Det billigste tilbud kan mangle transport, lys eller tilstrækkelig spilletid.
- Du glemmer strømmen. Mange tænker først på stikkontakten, når DJ’en står i haven med en rulle ledning, der er for kort.
- Du sender ingen ønskeliste. Uden retning gætter DJ’en, og gæsterne mærker det.
- Du glemmer listen over sange, der ikke må spilles. En enkelt forkert sang kan ødelægge stemningen for dig eller for gæsterne.
- Du tænker ikke på naboer og lydniveau. Giv naboerne besked i god tid. Er du i tvivl om regler for støj ved udendørs fester, kan du tjekke din kommunes retningslinjer.
- Du holder spilletiden for kort. Sommerfester starter ofte med en lang middag, og dansen kommer først senere. Planlæg derfor ud fra, hvornår gæsterne reelt er klar til at danse.
Har du styr på disse punkter, er du allerede langt på vej til en sommerfest, hvor musikken understøtter aftenen i stedet for at fylde i dine bekymringer.
