Sådan vælger du det rette selskabslokale til jubilæet

Et selskabslokale til jubilæum skal først og fremmest kunne rumme gæsterne siddende og behageligt, matche den stemning, du vil skabe, og være nemt at komme til for alle på gæstelisten. Når de tre ting passer sammen, falder resten af planlægningen næsten af sig selv. Her får du en guide i den rækkefølge, du faktisk skal træffe beslutningerne: først gæstetal, derefter stemning, så praktik, mad og service, og til sidst besøget, hvor du tjekker, at lokalet holder, hvad det lover.

Find det rette selskabslokale til jubilæum ud fra gæstelisten

Gæsteantallet er det første filter, fordi det udelukker mange lokaler med det samme. Skriv listen ned, før du begynder at kigge. Medtag både de sikre gæster og dem, du er i tvivl om, og del dem op i “kommer helt sikkert” og “måske”.

Tag udgangspunkt i, at alle skal kunne sidde ved bordene samtidig. Ved et jubilæum med middag, taler og måske sange er det uholdbart, hvis nogle skal stå eller sidde på rækker langs væggen. Læg derfor lidt luft ind i regnestykket. Der skal være plads til, at tjenerne kan komme rundt om bordene, til et gavebord og til, at gæsterne kan rejse sig og gå på toilettet uden at skubbe til hinanden. Et lokale, der på papiret lige akkurat kan rumme dit antal, bliver hurtigt for småt i praksis.

Omvendt er et for stort lokale en fælde. Med 20 gæster i en sal til 60 forsvinder stemningen, og lyden bliver tynd. Bedre at vælge et lokale, hvor selskabet fylder rummet ud.

For at give en fornemmelse af spændet kan du kigge på, hvordan selskabslokaler i Odense kan være inddelt. På Den Gamle Kro i Odense C rummer det mindste lokale, Privaten, 18 personer, mens Kælderen har plads til 30, Madam Juhl til 40, Stokkebye til 45 og Riddersalen til 55. Det er en nyttig måde at tænke på, fordi et sted med flere lokaler i forskellige størrelser gør det lettere at ramme præcis den størrelse, din gæsteliste kræver. Det gælder også, hvis den ændrer sig undervejs.

Stemning: intimt middagsselskab eller stor fest

Når gæstetallet er på plads, er næste spørgsmål, hvordan du vil have, at aftenen skal føles. Et jubilæum kan være mange ting, og lokalet sætter tonen, før den første gæst har sat sig.

Det intime selskab

Er der tale om en rund fødselsdag med de nærmeste, får du mest ud af et mindre lokale. Her kan samtalen gå på tværs af bordet, og værten kan nå at tale med alle. Et lille lokale med rå bjælker, skrå lofter og dagslys gennem store vinduer skaber en hyggelig ramme, hvor der ikke skal meget pynt til. Privaten hos Den Gamle Kro er et eksempel på den type lokale: intimt, med både rustikke og moderne elementer.

Det store selskab

Skal hele familien, vennerne og kollegerne med, har du brug for et lokale med plads til både langborde, taler og bevægelse. Fleksibel bordopstilling er en stor fordel, fordi du kan vælge mellem ét langt bord, flere runde borde eller en hestesko, alt efter hvor mange der kender hinanden i forvejen. Lokaler som Madam Juhl og Riddersalen er indrettet med fleksibel opstilling, så rummet kan tilpasses selskabet og ikke omvendt.

Stil og karakter

Spørg dig selv, om jubilaren er til historiske rammer eller til noget mere moderne og neutralt. Et lokale med autentisk karakter, som synlige mursten, trægulv og lysekroner, kræver næsten ingen dekoration. Et helt neutralt lokale giver dig frie hænder til at lave et tema, men det kræver mere arbejde og pynt. Vælg efter, hvor meget tid du vil bruge på at indrette.

Parkering, tilgængelighed og beliggenhed

Det er de praktiske forhold, der oftest overses, og som gæsterne ofte husker bedst. Et smukt lokale mister lidt af glansen, hvis halvdelen af gæsterne har brugt lang tid på at lede efter en parkeringsplads.

Gå disse punkter igennem for hvert lokale, du overvejer:

• Parkering: Er der egne pladser, eller skal gæsterne finde plads i nærheden? Er parkeringen gratis eller tidsbegrænset? Ligger lokalet midt i en by, kan det være en fordel at bede gæsterne om at tage tog, bus eller taxa.
• Offentlig transport: Hvis der skal skænkes vin og øl, er det en klar fordel, at stationen eller busstoppestedet ligger tæt på. Gæsterne kan så komme hjem uden at skulle tænke på bilen.
• Adgang for gangbesværede: Ligger lokalet på første sal, så spørg, om der er elevator. Det er særligt vigtigt, hvis jubilaren selv eller ældre gæster har svært ved trapper. Spørg også til toiletforholdene.
• Garderobe og opbevaring: Der skal være plads til overtøj, især hvis festen holdes i den kolde årstid, og et sted, hvor gaver og blomster kan stå trygt.
• Overnatning: Kommer gæster langvejs fra, er det en fordel, hvis der er hotel eller overnatning i nærheden.

Midtbyen har den fordel, at mange gæster kan kombinere festen med en overnatning, en gåtur eller et besøg i byen dagen efter. Til gengæld kan parkering være en udfordring. Landlige lokaler har ofte nemmere parkering, men kræver, at gæsterne har en plan for transport hjem.

Mad, drikke og service: Her gør lokalet forskellen

Ved et jubilæum er maden ofte aftenens højdepunkt, og det er en stor fordel, når lokale og køkken hænger sammen. Så slipper du for at koordinere mellem flere leverandører, og personalet kender både lokalet og menuen.

Tal om menuen i god tid

Spørg, om menuen kan skræddersys, eller om du skal vælge mellem faste arrangementer. Skal der være forret, hovedret og dessert, eller passer buffet eller tapas bedre til jeres gæster? Når kroens køkken som hos Den Gamle Kro arbejder med klassisk mad af høj kvalitet og tilbyder skræddersyede menuer, kan du få en aften, der passer til jubilarens smag og ikke blot en standardløsning. Service som udskæring og flambering ved bordet kan være en ekstra oplevelse, der løfter stemningen, især ved et mindre selskab.

Allergier og særlige ønsker

Giv besked om allergier, vegetarer, børn og gæster med særlige behov i god tid. Et godt køkken har rutine i at tage hensyn, men det kræver, at de ved det, før aftenen starter. Spørg også, hvordan allergihensyn håndteres, så du kan fortælle de berørte gæster, hvad de kan forvente.

Drikkevarer

Afklar, om I vælger en drikkevarepakke, eller om gæsterne betaler selv, og om vinen kan vælges sammen med maden. Personale, der kan guide dig i valg af retter og vine, er guld værd, hvis du ikke er vant til at planlægge større middage. Spørg også, om du må medbringe egne drikkevarer, og om der i så fald er et gebyr.

Personalet

God service mærkes i detaljerne: Bliver der skænket op uden at man skal bede om det? Er der en kontaktperson, der kender jeres selskab? Kan personalet hjælpe med bordplan, tidsplan for taler og kaffe på det rigtige tidspunkt? Det er de spørgsmål, du skal stille ved besøget.

Budget: Hvad er med, og hvad bliver ekstra?

Priser varierer meget fra sted til sted, og derfor er det vigtigt at sammenligne på samme grundlag. Bed om et samlet tilbud, hvor alt er skrevet ned, og undgå at sammenligne en pris for lokale alene med en pris for hele arrangementet.

Spørg specifikt til:

• Er leje af lokalet inkluderet i menuprisen, eller skal der betales separat?
• Er der et minimumsantal gæster eller et minimumsforbrug?
• Hvad koster kaffe, kage og natmad, og er det en del af pakken?
• Er der gebyr for at medbringe egen kage, vin eller musik?
• Hvor længe må festen vare, og hvad sker der, hvis den trækker ud?
• Hvad er betalings- og afbestillingsvilkårene, hvis gæstetallet ændrer sig?

Vær også opmærksom på, hvornår du skal give endeligt gæstetal. De fleste steder skal det ligge nogle dage før festen, og det er en fordel at kende fristen allerede, når du skriver under.

Sådan går du fra de sidste kandidater til booking

Når du har filtreret på gæstetal, stemning, praktik og budget, står du typisk med to eller tre kandidater. Her er en rækkefølge, der gør den sidste beslutning nemmere:

1. Book en rundvisning. Billeder fortæller kun halvdelen. Se lokalet i dagslys, og forestil dig bordene stillet op med dit antal gæster.
2. Tjek lyd og lys. Er der plads til en tale, musik eller en lille præsentation? Kan lyset dæmpes om aftenen?
3. Tag et konkret tilbud med hjem. Sammenlign sted for sted, og læs det med småt.
4. Reserver dato hurtigt. Weekender er populære, og runde fødselsdage og jubilæer lægger ofte beslag på de samme dage. Jo før du ringer, jo større valgfrihed har du.
5. Aftal en tidsplan. Skriv ned, hvornår gæsterne ankommer, hvornår maden serveres, hvornår taler finder sted, og hvornår kaffen kommer ind.

Mange steder har faste telefontider til forespørgsler, så tjek dem på stedets hjemmeside, før du ringer. Hos Den Gamle Kro kan du eksempelvis kontakte dem på telefon 66 12 14 33.

Typiske fejl, når man vælger et selskabslokale til jubilæum

• At undervurdere gæstetallet. Der kommer ofte flere, end man først regner med, især hvis man har sagt “kom bare med din partner”.
• At vælge efter pris alene. En lav lejepris kan skjule dyre ekstraposter på mad, drikke og service.
• At glemme de ældste gæster. Trapper, lange afstande fra parkering og høj musik kan gøre aftenen anstrengende for dem.
• At booke uden at have set lokalet. Lokalet kan se anderledes ud i virkeligheden end på billederne.
• At lade planlægningen vente. Jo længere du venter, jo færre dage og lokaler er der at vælge imellem.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår skal jeg booke selskabslokale til et jubilæum?

Så tidligt som muligt, så snart du kender omtrent dato og gæsteantal. Populære weekender bliver hurtigt optaget, og jo tidligere du booker, jo mere frihed har du til at vælge lokale, menu og tidspunkt. Spørg altid, hvornår du skal give endeligt gæstetal.

Hvor stort skal et selskabslokale være til mit antal gæster?

Lokalet skal kunne rumme alle siddende ved bord med god plads til servering og bevægelse. Spørg udlejeren, hvor mange personer lokalet er beregnet til ved middag, og vælg hellere et lokale, der er en smule rummeligt, end et, der kun lige går op.

Skal jeg vælge et lokale med mad og service inkluderet?

Det er ofte den nemmeste løsning, fordi køkken, personale og lokale er koordineret, og du kun har én at forholde dig til. Samtidig kan du få hjælp til valg af menu og vin. Bed om et samlet tilbud, så du kan se, hvad der er med.

Hvad skal jeg spørge om, når jeg besøger lokalet?

Spørg til parkering, elevator og toiletter, lyd og lys, bordopstilling, hvor længe festen må vare, og hvordan allergier håndteres. Bed også om at få alt i et skriftligt tilbud, så du kan sammenligne dem på lige vilkår.